Pourquoi opter pour la digitalisation des formulaires pour votre flotte ?
Pourquoi opter pour la digitalisation des formulaires pour votre flotte ?

Pourquoi opter pour la digitalisation des formulaires pour votre flotte ?

Image d'une formulaire

Dans cet article, je vais vous présenter la nouvelle méthode pour consommer moins de papier, et donc couper moins d’arbres. Enfin, ça c’est l’objectif secondaire. Je vais surtout vous montrer comment vous, les fleet managers, pouvez vous simplifier la vie. Pas seulement la vôtre d’ailleurs. Celle de vos conducteurs également. Tout ça, grâce à la digitalisation des formulaires du quotidien.

A la fin de cet article, les formulaires papier ne vous feront plus peur. D’ailleurs, si vous adoptez la méthode, ils n’existeront même plus dans vos entreprises.

Mais commençons par nous replacer dans le contexte.

I) Les formulaires papier dans les entreprises

Quel que soit votre domaine d’expertise, grande distribution, livraison, transport… Vous utilisez probablement des formulaires.

Image d'un personnage tenant un stylo

Le livreur peut demander une signature contre remise d’un colis. Le client qui reçoit la marchandise d’un transporteur doit signer un reçu attestant de la bonne réception des produits. Certains produits peuvent également être retournés car endommagés. Dans ce cas, le chauffeur et le client doivent remplir un formulaire de réclamation et de retour produit.

En somme, les formulaires sont monnaie courante dans toutes les industries où l’on retrouve des flottes automobiles. Je peux vous garantir que ça en fait du papier utilisé.

Pour les entreprises, la manipulation et le traitement de ces documents peuvent poser de nombreux problèmes. Perte des documents, mauvais classement, accumulation, délais de traitement… Et puis, ce n’est pas agréable d’avoir sur son bureau une pile de formulaires à traiter attendus pour le mois précédent.

C’est pour cette raison que de nouvelles fonctionnalités apparaissent pour venir en aide aux Fleet managers.

II) La digitalisation des formulaires

Comme nous vous l’expliquions dans cet article, Internet a changé énormément de choses dans toutes les industries. Les fleet managers ont aujourd’hui des outils qui facilitent leur gestion de flotte (cc Fleeti).

Internet a également laissé sa marque dans notre vie administrative quotidienne. En effet, de nombreuses demandes peuvent désormais être faites directement sur votre ordinateur. Demander un visa, autoriser un virement, préparer les impôts… Vous êtes désormais en mesure de signer électroniquement vos documents, et de les remplir en ligne.

Image d'un smartphone avec applications pour illustrer la digitalisation des formulaires via l'application.

Alors il est logique que ces nouvelles opportunités soient offertes à ceux qui pourraient en bénéficier. Et si vous lisez ces lignes, vous en faites probablement partie.

C’est pourquoi nous nous sommes penchés sur la question. 

La dernière innovation mise en place pour vous ? Une digitalisation de tous les formulaires impliqués dans la vie de votre flotte.

Vous êtes désormais en mesure de créer les formulaires qui correspondent à vos besoins, et de les personnaliser selon vos attentes et celles de vos clients.

Concrètement : Un produit défectueux à retourner ? Un rapport d’inspection de véhicule à réaliser ? Une maintenance à signaler ? Demandez à vos conducteurs de remplir un formulaire directement sur l’application.

Ces formulaires peuvent être signés sur le smartphone du conducteur (par le conducteur et le client si nécessaire) et sont automatiquement envoyés aux personnes concernées dans l’entreprise. Vous serez en mesure de suivre en temps réel les formulaires remplis. Vous gagnerez donc en efficacité : un formulaire reçu pendant la tournée d’un chauffeur et non pas à la fin de celle-ci peut être traité plus rapidement. 

De la même façon, vous êtes en mesure de savoir en cours de tournée si un produit a bien été livré, si des réclamations ont été faites. Si tel est le cas, il sera plus facile pour vous de réagir rapidement.

Outre la réduction de papier, digitaliser les formulaires comporte plusieurs avantages :

  • Réduire les risques de pertes : pas de feuille volante, et un formulaire envoyé directement par mail après remplissage de celui-ci.
  • Gagner du temps : il n’est plus nécessaire d’attendre la fin de la tournée d’un conducteur pour réceptionner l’ensemble des formulaires remplis pendant la journée. Les formulaires peuvent également être traités plus rapidement.
  • Réagir efficacement : vous ne découvrez pas les problèmes à la fin de la journée, et êtes en mesure de les régler plus rapidement
  • Se simplifier la vie : adopter les formulaires digitaux, c’est se tranquilliser l’esprit, grâce à un système fiable et performant.

Ces formulaires sont en place chez Fleeti. Pour en faire l’expérience dans votre entreprise, je vous invite à prendre contact avec nous via le formulaire ci-dessous.

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