Analyse des coûts de gestion de la flotte
Analyse des coûts de gestion de la flotte

Analyse des coûts de gestion de la flotte

Une entreprise data-driven est définie comme : une entreprise qui valorise les données et y garantit l’accès à ses employés pour leur permettre de prendre des décisions commerciales fondées sur ces mêmes données.

Dans le cas de la gestion de flotte automobile, l’analyse des coûts de gestion du parc automobile est le moyen le plus efficace de prendre des décisions fondées sur des données afin de maximiser la rentabilité. L’utilisation d’un logiciel est la pierre angulaire de cette stratégie.

Triangle Cost-Time-Quality

Comprendre l’analyse des coûts de gestion de la flotte

De nombreux gestionnaires de flotte ont du mal à gérer leur budget en raison d’un manque de visibilité en temps réel. Le suivi manuel des dépenses et l’analyse des chiffres ne constituent pas seulement une mauvaise utilisation de votre temps, mais peuvent également entraîner des inexactitudes et un manque de clarté dans le suivi du budget.

Ce contrôle budgétaire est l’une des tâches les plus méticuleuses à laquelle un gestionnaire de flotte doit faire face, mais un bon suivi des dépenses permet une analyse approfondie des coûts de gestion de la flotte.

Les logiciels de gestion de flotte permettent aux gestionnaires de suivre les dépenses en temps réel et de calculer le coût total de possession (CTP). Avec une vue précise des dépenses de la flotte, vous pouvez les analyser efficacement à un niveau granulaire, prévoir les coûts attendus pour les actifs individuels et prendre des décisions afin d’améliorer les opérations et augmenter la rentabilité.

Comment calculer le coût total de possession ?

La première étape vers une analyse efficace des coûts de gestion d’une flotte est de comprendre le coût total de possession (CTP) de votre flotte. Déterminer le CTP de votre flotte peut sembler intimidant, surtout si vous utilisez encore des systèmes obsolètes, mais son calcul n’est pas très complexe.

Le suivi des dépenses d’exploitation de chaque véhicule dans un logiciel de gestion de flotte vous permet d’accéder aux coûts d’exploitation en temps réel pour déterminer les dépenses totales. Votre CTP étant en constante fluctuation, disposer d’un outil de suivi des coûts et générer régulièrement des notes de frais est le meilleur moyen de rester informé.

Quelles sont les catégories de dépenses importantes lors du calcul du CTP?

Calculer le coût total de la possession, TCO (Total Cost of Ownership)

Coûts fixes et coûts d’exploitation

Les dépenses de la flotte sont divisées en coûts fixes et variables. Les coûts fixes, par nature, sont des coûts établis qui ne changent pas indépendamment de l’utilisation. Voici quelques exemples de coûts fixes :

  • Taxes
  • Assurance
  • Amortissement
  • Licences et permis
  • Prêts et loyers

Les coûts d’exploitation, en revanche, sont variables et peuvent fluctuer en fonction de divers facteurs. Le contrôle des coûts variables est essentiel pour maximiser la rentabilité. Les coûts variables sont les suivants :

  • La maintenance (principal coût d’exploitation)
  • Le carburant (principal coût d’exploitation)
  • Le remplacement des pièces
  • Péages
  • Parking

L’analyse des coûts de gestion du parc automobile vous permet de vous plonger dans les coûts variables et de déterminer les moyens de les réduire. Un véhicule en particulier impacte t-il votre budget d’entretien ? Dépensez-vous trop de carburant ? Le suivi de ces données et les questions que vous vous posez vous aident à réfléchir à vos décisions en tant que gestionnaire de flotte et à progresser vers une plus grande efficacité dans l’ensemble de vos activités.

Calculer le coût par kilomètre

Une fois que vous avez une vue précise de votre CTP annuel, vous pouvez déterminer en toute confiance votre coût par kilomètre. Ce chiffre est calculé en prenant votre CTP et en le divisant par les kilomètres parcourus au cours d’une année. Vous pouvez également calculer le coût par kilomètre par mois.

Pour faciliter ce processus, les flottes peuvent intégrer leur GPS ou leurs systèmes télématiques à un logiciel de gestion de flotte pour synchroniser automatiquement les odomètres. En automatisant à la fois la gestion des dépenses et le suivi des odomètres, les gestionnaires de flotte peuvent déterminer avec précision leur coût par kilomètre en temps réel en quelques secondes.

Le coût de votre véhicule par Km parcouru

Exploiter le CTP pour prendre des décisions fondées sur les données

Le logiciel de gestion de flotte permet de déterminer facilement votre CTP, mais une fois que vous l’avez calculé, quelle est la prochaine étape ?

Il est par exemple possible de définir des paramètres de référence pour des véhicules similaires et prévoir les coûts attendus pour la durée de vie de chaque véhicule.

Les gestionnaires peuvent également créer des rapports configurables et les partager avec les parties prenantes afin de développer des stratégies pour améliorer les opérations. Des décisions d’entretien à la manière dont vous acquérez et cédez les véhicules, l’analyse des coûts de gestion du parc automobile peut avoir un impact positif sur tous les aspects de votre entreprise.

Remplacement des véhicules

C’est compliqué voire impossible de mettre en place une stratégie de remplacement des véhicules si vous n’avez pas une vue d’ensemble des dépenses. La centralisation des données de votre parc automobile dans un logiciel permet d’analyser facilement l’historique des services et les dépenses par véhicule.

Stratégie de maintenance

Comme nous l’avons déjà mentionné, la maintenance est l’un de vos coûts variables les plus importants. L’élaboration de stratégies visant à réduire vos dépenses de maintenance est l’un des meilleurs moyens d’améliorer vos résultats.

Adopter une approche proactive de l’entretien en suivant le plan de maintenance recommandé par votre équipementier vous permet de maintenir vos véhicules en bon état de fonctionnement. La création de rappels d’entretien dans le logiciel vous informe des tâches d’entretien à venir, ce qui vous aide à suivre les tâches d’entretien de routine.

La gestion proactive des tâches de maintenance, qu’elles soient de routine ou non, permet d’éviter des temps d’arrêt coûteux et de prolonger la durée de vie de votre véhicule. En réglant les problèmes rapidement, vous éviter que les problèmes ne s’aggravent et n’entraînent des frais de réparation élevés.

Il n’y a de bonnes stratégies que si elles sont appuyées par des indicateurs fiables et représentatifs. L’analyse des coûts d’une flotte de véhicules permet de piloter votre stratégie vers plus d’efficacité et de satisfaction de la part de vos parties prenantes. Les logiciels de gestion sont un atout de taille lorsqu’il s’agit d’avoir accès à ces informations.