Abandonnez Excel et gérez la maintenance de votre parc de véhicules directement depuis une plateforme de gestion
Abandonnez Excel et gérez la maintenance de votre parc de véhicules directement depuis une plateforme de gestion

Abandonnez Excel et gérez la maintenance de votre parc de véhicules directement depuis une plateforme de gestion

On imagine à peine ce que vous vivez quotidiennement lorsqu’il s’agit de gérer votre parc à l’aide de feuilles de calculs. Alors nous allons vous présenter un nouveau système pour optimiser votre flotte automobile.

L’arrivée des logiciels SaaS (Software as a Service) vient bousculer la gestion traditionnelle de sa flotte automobile. On gagne des heures de travail, on économise jusqu’à 30% du coût de fonctionnement de votre parc, on contribue à la longévité de ses actifs. En effet, le SaaS simplifie la collecte et le traitement de données et contribue à accroître la productivité de votre équipe.

Bye bye les feuilles de calcul. Bonjour les plateformes de gestion.

Nous avons tous connaissance des failles de la gestion via Excel. L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte est l’une des meilleures solutions pour le suivi des tâches de maintenance.

En effet, fonctionner par Excel c’est l’assurance de perdre du temps, d’être mal organisé. A l’inverse, les gestionnaires de flotte qui utilisent un logiciel peuvent:

  •  éliminer la saisie manuelle de données, 
  • améliorer la communication entre les équipes 
  • maintenir une visibilité complète de la flotte. 

La gestion de votre flotte dans un système centralisé vous permet de suivre facilement les progrès de la maintenance et de collaborer avec les techniciens. Notamment lorsqu’il s’agit de : 

  • Maximiser l’efficacité du parc automobile
  • Garantir la fiabilité des données
  • Simplifier l’analyse des données
  • Fournir des mises à jour en temps réel
  • Encourager la collaboration entre les équipes
  • Permettre la communication via mobile, via cloud
  • Maintenir les mises à jour historiques
  • Centraliser les données dans un logiciel organisé

On vous explique ces 8 points.

1. Maximiser l’efficacité de la flotte automobile

Nous savons qu’en tant que gestionnaire de flotte, vos journées sont remplies de tâches diverses, sans parler des interruptions imprévues qui peuvent survenir à tout moment. Consacrer du temps à une tâche à faible valeur ajoutée comme peut l’être la saisie de données dans les feuilles de calcul de maintenance vous éloigne de vos objectifs.

Les logiciels de maintenance de flotte automatisent la collecte et l’agrégation des données. 

Vous consacrez plus de temps à la gestion active de votre parc automobile et moins à la saisie de chiffres et de données.

Les utilisateurs peuvent saisir des données précises sur l’entretien, l’inspection et les véhicules depuis n’importe quel endroit sur le terrain grâce à une application mobile de gestion de flotte. Pour rationaliser davantage la collecte des données, les parcs de véhicules peuvent intégrer d’autres systèmes, comme les cartes de carburant et les dispositifs télématiques, pour synchroniser automatiquement les mises à jour qui déclenchent les flux de maintenance.

2. Garantir l’exactitude des données

Les feuilles de calcul de maintenance de la flotte sont aussi précises que les données que vous saisissez. Malheureusement, nous sommes tous sujets à des erreurs. Lorsque des erreurs se glissent dans vos données, elles peuvent entraîner une mauvaise prise de décision à long terme.

Dans la gestion de parc d’actifs, on estime qu’entre 3-7% des données renseignées peuvent être sujettes à des erreurs.

Si certaines erreurs sont facilement corrigées lorsqu’elles sont détectées à temps, le problème avec les feuilles de calcul est qu’il est souvent difficile de déterminer où une erreur s’est produite. Il se peut même que vous ne remarquiez les erreurs que beaucoup plus tard, une fois l’information partagée au sein de votre entreprise.

Avec un logiciel de maintenance du parc automobile, non seulement vous recevez des données sans erreur synchronisées à partir d’autres systèmes, mais vous pouvez aussi facilement repérer et corriger les problèmes grâce à de simples visualisations de données.

3. Simplifier l’analyse des données

Il est important de suivre vos données afin de vous assurer que les réparations sont effectuées dans les délais et rentrent dans le budget. Grâce aux données données actuelles et historiques, vous pouvez prendre des décisions éclairées concernant l’entretien, le remplacement et l’acquisition de véhicules.

Les feuilles de calcul de maintenance de la flotte ne sont pas seulement frustrantes à entretenir, mais elles sont aussi difficiles à consulter. Il est impossible de tirer des conclusions significatives d’un seul coup d’œil en regardant des lignes de données interminables.

Au lieu de perdre des heures à exécuter des formules et à créer manuellement des graphiques pour visualiser les données, le logiciel de maintenance rend l’exercice d’analyse agréable. Notamment grâce à la visualisation à travers des tableaux de bord configurables et rapports faciles à comprendre.

Vous pouvez aussi vous prononcer sur tendances qui se dégagent peu à peu et apporter des améliorations.

4. Fournir des mises à jour en temps réel sur votre flotte automobile

Les feuilles de calcul de maintenance de votre flotte ne sont qu’une représentation à un instant t de votre flotte de véhicule. Elles ne sont exactes que jusqu’à la date de leur dernière mise à jour. Vous n’avez pas le temps de mettre à jour vos feuilles de calcul quotidiennement. Cela signifie que vos feuilles de calcul ont des semaines, voire des mois de retard.

Sans un moyen simple de suivre les données de maintenance en temps réel, vous ne pouvez pas obtenir une vue précise des performances, de la santé ou du budget de votre flotte.

Le logiciel de maintenance de la flotte remplit ce rôle.

Les gestionnaires peuvent obtenir les mesures les plus récentes à partir des données saisies par les utilisateurs sur le terrain, ainsi que des données provenant des capteurs, des cartes de carburant, des rapports de maintenance.

Votre tableau de bord de gestion de flotte est instantanément mis à jour dès l’arrivée de nouvelles informations.

5. Favoriser la collaboration entre les équipes

Imaginez un instant que vous ne dépendez plus de feuilles de calcul à joindre à des courriels ou de pages à imprimer pour vos réunions! 

Le logiciel de maintenance de la flotte vous permet de collaborer de manière transparente avec toute votre équipe, il devient indispensable à la réussite de votre équipe.

Maintenir un excel c’est centraliser l’information entre vos mains et rendre toute l’équipe tributaire de son actualisation. Ceci, alors même que chaque partie prenante pourrait apporter de la valeur à l’heure d’analyser ses données. 

Un logiciel de maintenance de flotte optimal doit offrir un nombre illimité d’utilisateurs et des niveaux d’accès facilement configurables. Ainsi, vous vous synchroniser avec tous les membres de votre équipe tout en limitant l’affichage de données sensibles à certains employés.

6. Permettre la communication via mobile, via cloud

Peu importe où votre équipe se trouve, elle peut avoir accès aux informations directement depuis son mobile ou en se connectant à l’application sur le cloud.

Ainsi vous êtes tenu informé des avancements (livraisons, parcours, etc..), ceci à l’inverse d’un fonctionnement avec une feuille de calcul classique.

Pensez aussi que le temps d’arrêt de vos équipes est optimisé grâce à des applications mobiles qui simplifient les actions terrain. Exemple : l’inspection du véhicule peut être réalisée directement depuis son téléphone.

7. Maintenir les mises à jour historiques

L’excel écrase les données précédentes avec les données récentes. Aujourd’hui, nous avons besoin d’historiques afin de visualiser les tendances et indicateurs de référence.

Les logiciels de maintenance de la flotte automobile vous permettent de conserver facilement les enregistrements passés.

Avec la fonctionnalité “historic updates” il est possible de remonter jusqu’à un an en arrière pour savoir exactement les tâches effectuées sur chaque véhicule et le coût que représentent chacune d’elles.

Ainsi les audits sont simplifiés et vous pouvez plus facilement maintenir la conformité de vos actions.

Les utilisateurs peuvent accéder aux enregistrements passés pour la maintenance, les inspections et autres données critiques si nécessaire.

8. Centraliser des données dans un logiciel organisé

Nous avons déjà évoqué plusieurs frustrations causées par les feuilles de calcul, mais avant de terminer nous voulons rappeler combien il est difficile de maintenir sa base de données organisée lorsqu’on traite une quantité importante de données, provenant de sources diverses et variées.

Par l’utilisation d’un logiciel, toutes vos informations sont organisées et vous pouvez les consulter d’un seul coup d’œil. Vos responsables peuvent tout aussi s’intéresser à un périmètre bien défini et en analyser les opérations de la flotte automobile.

Est ce qu’on vous a convaincu de laisser votre feuille de calcul pour une plateforme de gestion de la maintenance?

Si c’est le cas, n’hésitez pas à laisser vos coordonnées et un conseiller de notre équipe vous contactera.

Nous avons également écrit cet article sur notre partenariat avec Voltacars Rental Service

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